Jak legalnie zatrudnić opiekunkę dla rodzica – umowa, składki, podatek

Opiekunka „na czarno” wydaje się tańsza, ale gdy dojdzie do wypadku albo kontroli, problem ma cała rodzina. Legalne zatrudnienie jest prostsze, niż się wydaje. Poniżej pokazujemy trzy drogi i obowiązki przy każdej z nich (stan na październik 2026 r.).

O stawkach i szukaniu kandydatek piszemy w tekście Opiekunka do domu – ceny i jak szukać.

Trzy drogi: zlecenie, agencja, firma

1. Umowa zlecenia zawarta bezpośrednio

Ty (lub rodzic) zawierasz umowę z opiekunką. To najtańsza droga, ale wszystkie formalności – ZUS i rozliczenia – są po Twojej stronie. Zastępstwo na czas choroby czy urlopu opiekunki musisz zorganizować sam.

2. Agencja zatrudnienia

Agencja szuka opiekunki, często też ją zatrudnia i rozlicza. Każda agencja zatrudnienia musi mieć wpis do rejestru – sprawdzisz go w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ) na stronie stor.praca.gov.pl. Brak wpisu to sygnał ostrzegawczy.

3. Firma usług opiekuńczych

Płacisz firmie na fakturę, a ona odpowiada za personel, zastępstwa i składki. To droższe, ale najmniej kłopotliwe. Zapytaj, czy firma ma ubezpieczenie OC i jak organizuje zastępstwa.

Umowa zlecenia – co musisz zrobić

1. Zawrzyj umowę na piśmie. Nie jest to wymóg, ale ułatwia rozliczenia i spory.
2. Zgłoś się do ZUS jako płatnik składek. Od 2023 r. każdy płatnik musi mieć profil na platformie ZUS (PUE/eZUS).
3. Zgłoś opiekunkę do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia, w którym powstał obowiązek ubezpieczenia.
4. Co miesiąc rozliczaj i opłacaj składki. Terminy i formularze sprawdzisz na zus.pl lub w oddziale ZUS.

Jakie składki i kto je finansuje

Zleceniobiorca obowiązkowo podlega ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Chorobowe jest dobrowolne – na wniosek opiekunki. Według ZUS składki dzielą się tak:

• emerytalna 19,52% – po połowie (9,76% Ty, 9,76% opiekunka),
• rentowa 8% – 6,5% Ty, 1,5% opiekunka,
• wypadkowa – w całości Ty,
• zdrowotna 9% – w całości opiekunka (potrącasz ją z wynagrodzenia),
• chorobowa 2,45% – opiekunka, jeśli chce być nią objęta.

Wszystkie składki wpłaca do ZUS zleceniodawca, czyli Ty. Jeśli opiekunka ma już inną umowę, zasady mogą być inne – zapytaj w ZUS.

Kiedy nie płacisz składek

Uczennica szkoły ponadpodstawowej lub studentka do ukończenia 26 lat nie podlega z umowy zlecenia ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Nie dotyczy to doktorantów i słuchaczy studiów podyplomowych. Poproś o aktualną legitymację lub zaświadczenie z uczelni i wpisz do umowy obowiązek informowania o utracie statusu.

Minimalna stawka godzinowa

W 2026 r. minimalna stawka za godzinę na umowie zlecenia wynosi 31,40 zł brutto. Obowiązek jej stosowania dotyczy przedsiębiorców i instytucji. Umowa między dwiema osobami prywatnymi jest z niego wyłączona, podobnie jak niektóre umowy o stałą, całodobową opiekę.

Agencja czy firma, która zatrudnia opiekunkę na zlecenie, co do zasady musi tę stawkę płacić.

Podatek PIT

Osoba prywatna, która zatrudnia opiekunkę na zlecenie, nie pobiera zaliczki na podatek. Opiekunka sama rozlicza ten dochód w zeznaniu PIT-36 – w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów taki przychód jest zaliczany do „innych źródeł”. W razie wątpliwości warto zadzwonić do Krajowej Informacji Skarbowej.

Co wpisać do umowy

• dane stron i osoby, którą opiekunka się zajmuje,
• zakres zadań: np. pomoc w higienie, posiłki, podawanie leków według rozpiski, spacery, zakupy,
• czego opiekunka nie robi (np. czynności medycznych zastrzeżonych dla pielęgniarki),
• godziny i dni pracy, sposób potwierdzania przepracowanych godzin,
• wynagrodzenie, termin i sposób wypłaty (przy umowie dłuższej niż miesiąc – co najmniej raz w miesiącu),
• zasady zastępstw, urlopu i wypowiedzenia,
• poufność i zasady obchodzenia się z pieniędzmi rodzica (np. zeszyt wydatków, paragony),
• numery alarmowe i kontakt do rodziny.

Ubezpieczenie

Składka wypadkowa daje opiekunce świadczenia z ZUS po wypadku przy pracy. Warto rozważyć też prywatne ubezpieczenie OC w życiu prywatnym, które obejmie szkody wyrządzone przez Ciebie lub domowników. Sprawdź w warunkach polisy, czy obejmuje osoby zatrudnione w domu.

Opiekunka z Ukrainy – zasady w 2026 r.

Od 5 marca 2026 r. obowiązuje ustawa z 26 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Według urzędów pracy pobyt osób z numerem PESEL o statusie UKR uznaje się za legalny do 4 marca 2027 r.

• Obywatelka Ukrainy objęta ochroną czasową może pracować bez zezwolenia na pracę, na podstawie powiadomienia.
• Powiadomienie składa się do powiatowego urzędu pracy przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
• Do 4 marca 2029 r. na podstawie powiadomienia można też zatrudniać obywateli Ukrainy przebywających legalnie w Polsce na innej podstawie.
• Zmiana rodzaju umowy, obniżenie wymiaru czasu pracy lub stawki wymaga nowego powiadomienia w ciągu 7 dni.
• Za brak powiadomienia grozi grzywna od 1000 do 3000 zł.

Przed podpisaniem umowy sprawdź dokumenty pobytowe opiekunki. Jeśli nie masz pewności, czy możesz złożyć powiadomienie jako osoba prywatna, zapytaj w swoim PUP. Opiekunki z innych krajów obowiązują inne zasady – również tu pomoże urząd pracy.

Obowiązki rodziny – krótka lista

• umowa i zgłoszenie do ZUS (lub PUP przy opiekunce z Ukrainy),
• terminowe wynagrodzenie i składki,
• bezpieczne warunki w domu: sprawne urządzenia, sprzęt do przenoszenia przy osobie leżącej,
• jasna rozpiska leków i kontakt do lekarza,
• przechowywanie dokumentów (umowa, potwierdzenia wpłat).

Gdzie szukać pomocy

• ZUS – Centrum Obsługi Telefonicznej i oddziały: zgłoszenia, składki.
• Krajowa Informacja Skarbowa – podatek opiekunki.
• Powiatowy urząd pracy – zatrudnianie cudzoziemców.
• Szukasz opiekunki? Skorzystaj z formularza Szukam opiekunki.
• Część kosztów mogą pokryć świadczenia – zobacz świadczenia dla opiekuna i świadczenie wspierające. Tańszą alternatywą bywają usługi opiekuńcze z MOPS.